Uw patiëntendossier

Wanneer u voor een onderzoek, behandeling of verzorging naar Amsterdam UMC komt, dan verzamelen we gegevens van u. Dit is belangrijk voor goede zorg. Uw gegevens slaan we op in een patiëntendossier bij Amsterdam UMC. Dit dossier is te bekijken door medewerkers die bij uw behandeling betrokken zijn.

U hebt met betrekking tot uw dossier een aantal rechten, zoals het recht om uw patiëntendossier in te zien en een afschrift op te vragen. Op deze pagina leest u hoe u dit kunt doen. Meer informatie over rechten en plichten leest u in onze folder Rechten en plichten Locatie VUmc

Inzien of kopiëren

Wilt u uw gegevens inzien? Of een kopie maken van (een deel van) het dossier? Of van één of meerdere röntgenfoto’s? Dan kunt u het formulier 'Verzoek kopie dossier' hieronder invullen en ondertekenen. Op het formulier vragen we waarom u de gegevens wilt inzien of kopiëren en welke gegevens u nodig heeft. Deze informatie hebben wij nodig om u zo goed mogelijk de juiste gegevens te sturen. Daarom is het belangrijk dat u het formulier zo volledig mogelijk invult en ondertekent. Goed om te weten: röntgenfoto’s bewaren wij meestal 20 jaar. 

Het formulier opsturen

Als u het ingevulde formulier met uw handtekening inscant, kunt u het mailen naar dossierdesk@vumc.nl. Let op: uw handtekening moet op het formulier staan. Zonder handtekening kunnen we uw verzoek niet in behandeling nemen. U kunt uw verzoek ook per post sturen naar het servicecentrum patiënt en zorgverlener: 

Amsterdam UMC, locatie VUmc
Servicecentrum P&Z, medisch dossier
PK 0 hal 08
Postbus 7057
1007 MB Amsterdam

Iemand anders mijn patiëntendossier laten inzien en kopiëren

Andere mensen, zoals uw familie, mogen uw dossier alleen inzien en kopiëren als u hen daarvoor schriftelijk heeft gemachtigd. Bij patiënten jonger dan 12 jaar hebben de ouders het recht het medisch dossier van hun kind in te zien en een kopie hiervan te krijgen. Bij kinderen van 12 tot 16 jaar, is toestemming van het kind zelf én van de ouders nodig. Jongeren van 16 jaar en ouder moeten hun familie (dus ook hun ouders) en anderen toestemming geven voor het inzien en kopiëren van hun dossier.

Bewaartermijn van uw medische gegevens

De wetgeving schrijft voor dat de in uw dossier opgenomen gegevens minimaal 20 jaar bewaard blijven. Deze termijn geldt vanaf het moment dat de gegevens in het dossier zijn opgenomen. Daarnaast zijn academische ziekenhuizen - zoals VUmc - wettelijk verplicht om een gedeelte daaruit, het zogenaamde kerndossier, gedurende 115 jaar na uw geboortedatum te bewaren. Het kerndossier bevat o.a. ontslagbrieven, operatieverslagen en uitslagen van pathologisch onderzoek. 

Voor gegevens die worden verzameld in het kader van wetenschappelijk onderzoek kunnen afwijkende bewaartermijnen gelden. Hierover wordt u geïnformeerd als u om toestemming wordt verzocht om deel te nemen aan een onderzoek.

Aanvulling of vernietiging

Vindt u dat uw patiëntendossier op bepaalde punten niet juist of niet volledig is? Dan kunt u een verzoek indienen om aan uw dossier een verklaring met uw visie toe te voegen. Of om (delen van) het dossier te laten vernietigen. Als daar geen (bijvoorbeeld wettelijke en/of medische) bezwaren tegen bestaan, zullen wij dit toestaan. Gegevens die essentieel zijn voor uw behandeling, kunnen wij niet vernietigen. Hetzelfde geldt als vernietiging van bepaalde gegevens een vertekend beeld oplevert van het geheel. Is dit het geval, dan heeft u een keuze: uw dossier geheel laten vernietigen, of niet. Wilt u gegevens vernietigen? Vraag dit dan schriftelijk aan bij het servicecentrum patiënt en zorgverlener (dossierdesk@vumc.nl). Vermeld in uw brief of e-mail (dossierdesk@vumc.nl) uw naam, geboortedatum, adres en patiëntnummer. U ontvangt hierna een bericht over hoe we met uw aanvraag aan de slag gaan.

Amsterdam UMC, locatie VUmc
Servicecentrum P&Z, medisch dossier
PK 0 hal 08
Postbus 7057 1007 MB Amsterdam

Kosten voor kopieën van medische informatie

Normaal berekenen wij geen kosten voor kopieën van medische informatie. Uitzondering hierop zijn herhaalde verzoeken. Hiervoor brengen we de volgende kosten in rekening:

  • kopieën van medische verslagen: € 5 per verzoek
  • CD-rom met kopieën van röntgenfoto's en/of MRI-scan: € 12,50 per verzoek
  • gegevens opgeslagen op microfiche: € 22,50 per verzoek

Informatie uit het elektronisch dossier verstrekken we digitaal. Bij alle genoemde kosten komt nog 21% BTW en de portokosten voor aangetekend verzenden. Deze tarieven zijn conform de geldende wet- en regelgeving.

Inzage na overlijden patiënt

Na uw overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat uw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) uw dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als u schriftelijk toestemming heeft gegeven of als nabestaanden of derden zwaarwegende belangen hebben bij inzage in uw gegevens. Zo'n verzoek om (delen) van uw dossier in te zien na overlijden wordt altijd getoetst.

Toestemming voor delen medische gegevens buiten Amsterdam UMC

Als u naast Amsterdam UMC ook bij andere zorgverleners onder behandeling bent of in de toekomst komt, kan het in uw belang zijn om uw gegevens met hen te delen. Voor het uitwisselen van uw gegevens met andere zorgverleners hebben wij uw toestemming nodig.

Waar geef ik toestemming voor?

Met uw toestemming zal Amsterdam UMC bekend maken welke medische gegevens beschikbaar zijn binnen Amsterdam UMC. De behandelaar buiten Amsterdam UMC met een behandelrelatie ontvangt een samenvatting van de gegevens en een overzicht van uw contactmomenten. Van de behandelaar buiten Amsterdam UMC wordt verwacht dat hij/zij bepaalt welke gegevens voor uw behandeling van belang zijn en kan overnemen in zijn eigen dossier.

Indien u geen toestemming geeft zullen uw gegevens niet beschikbaar gesteld worden via het uitwisselingssysteem, maar kunnen uw gegevens door u of uw externe behandelaren via reguliere kanalen opgevraagd worden.

U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken. De consequenties van het intrekken vindt u onder de veelgestelde vragen.

U kunt toestemming geven of intrekken:

Uw toestemming heeft geen einddatum. Na 5 jaar krijgt u een herinnering en de vraag of deze toestemming door u nog gewenst is.

Waarom zou ik mijn medische gegevens digitaal beschikbaar stellen?

  • Uw zorgverlener buiten Amsterdam UMC kan de gegevens die voor uw behandeling van belang zijn direct inzien;
  • Onderzoeken die al uitgevoerd zijn hoeven meestal niet opnieuw te worden uitgevoerd omdat de resultaten hiervan al beschikbaar zijn.

Om welke medische gegevens gaat het?

De zorgverlener buiten Amsterdam UMC krijgt toegang tot het volledige dossier, behalve gegevens van de afdelingen Psychologie, Psychiatrie en Klinische genetica.

U kunt hierbij denken aan:

  • Uw naam, leeftijd, adres en burgerservicenummer (BSN)
  • Algemene gegevens over uw gezondheid
  • Een overzicht van uw medische problemen, aandoeningen en behandelingen
  • Informatie over voorgeschreven medicijnen
  • Informatie over eventuele allergieën
  • Uitslagen zoals röntgenfoto’s, bloedwaarden en andere testuitslagen
  • Notities van zorgverleners waarin medische informatie over u is vastgelegd

Het is niet mogelijk om bepaalde informatie uit te sluiten.

Met welke zorginstellingen kunnen mijn medische gegevens digitaal worden uitgewisseld?

Uw toestemming geldt voor alle behandelend zorgverleners in Nederland. In de praktijk zijn echter nog niet alle zorginstellingen aangesloten. Hier wordt hard aan gewerkt. Het doel is om uiteindelijk met zoveel mogelijk zorginstellingen in Nederland digitaal te kunnen uitwisselen. Met de volgende instellingen is elektronische uitwisseling op dit moment mogelijk, het is niet mogelijk om bepaalde instellingen uit te sluiten in uw toestemming:

  • Amsterdam UMC (locatie AMC en VUmc)
  • OLVG (locatie Oost en West), Amsterdam
  • Spaarne Gasthuis (locatie Hoofddorp en Haarlem)
  • Medisch Centrum Leeuwarden
  • St. Jansdal, Harderwijk
  • Radboud UMC, Nijmegen
  • UMCG, Groningen
  • Elisabeth TweeSteden Ziekenhuis
  • St. Antonius Ziekenhuis

Indien de zorginstelling waar u onder behandeling bent nog niet is aangesloten zal de uitwisseling op andere wijze plaats moeten vinden. Mogelijk kunt u zelf wel enkele gegevens digitaal delen via Mijn Dossier. U kunt daar hier meer informatie over vinden.

Het is niet mogelijk om bepaalde ziekenhuizen uit te sluiten. Uw toestemming geldt voor alle aangesloten zorginstellingen. Zorgverzekeraars, keuringsartsen, bedrijfsartsen, verzekeringsartsen krijgen geen toegang tot de patiëntengegevens in het elektronisch patiëntendossier via het elektronisch uitwisselingssysteem.

Controle op inzage

Met de ziekenhuizen waarmee we digitaal gegevens kunnen uitwisselen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik en over hoe er toegang kan worden verkregen tot de informatie. Een zorgverlener moet een actuele behandelrelatie met u hebben om het interne en externe dossier te kunnen raadplegen en bepaalt vervolgens zelf welke gegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling buiten Amsterdam UMC. Amsterdam UMC controleert actief op inzage in uw dossier. In een zgn. logbestand wordt geregistreerd wie, wanneer toegang heeft gehad tot gegevens in het patiëntendossier. Een patiënt heeft het recht om het logbestand van zijn dossier in te kunnen zien.

Vermoed u dat er onrechtmatig inzage in uw dossier is geweest, meldt dit dan bij de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@amsterdamumc.nl.

Vragen?

U kunt eventuele vragen altijd online stellen via Mijn Dossier of per mail aan patientenloket@amsterdamumc.nl. Of neem telefonisch contact op via telefoonnummer 020 - 444 3336 (op werkdagen van 09.00 uur tot 18.00 uur). 

Ik wil mijn toestemming intrekken, wat zijn hiervan de gevolgen?

Indien u uw verleende toestemming wilt intrekken kunt u hiervoor een baliemedewerker benaderen of een verzoek indienen via Mijn Dossier. Wel is het goed om te beseffen dat:

  • Reeds gedeelde gegevens zijn mogelijk door een van uw behandelaren overgenomen en opgeslagen in een EPD buiten Amsterdam UMC. Dit doen zij, en hiervoor zijn zorgverleners bij wet verplicht, om te kunnen onderbouwen op basis van welke gegevens keuzes in uw behandeling zijn gemaakt. Dit kunnen wij niet terugdraaien. Wel kunt u in de andere zorginstelling een verzoek voor vernietiging aanvragen.
  • Bedenk dat uw behandelaren buiten Amsterdam UMC niet langer digitaal een actueel overzicht van uw gezondheid kunnen opvragen.

Ontvang ik een bewijs dat ik toestemming heb verleend?

Nee, u ontvangt geen bewijs dat u toestemming hebt verleend. Bij een bezoek aan het ziekenhuis kan de baliemedewerker nakijken of u toestemming hebt gegeven. Ook kunt u dit zelf inzien via Mijn Dossier. 

Hoe kan ik toestemming geven voor mijn kind?

Hierover leest u meer in de Algemene voorwaarden van Mijn Dossier.

Hoe zit het met wet- en regelgeving voor het digitaal uitwisselen van medische gegevens?

Zorginstellingen moeten ervoor zorgen dat hun informatiesystemen veilig zijn en goed worden beheerd. Zij moeten technische en organisatorische maatregelen nemen, die overeenstemmen met de stand van de techniek zodat de beschikbaarheid, juistheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens worden beschermd. Bovendien heeft iedere zorgverlener een geheimhoudingsplicht. Uw zorgverlener is verplicht uiterst zorgvuldig om te gaan met uw gegevens.

Ik word behandeld in een nog niet aangesloten zorginstelling of een zorginstelling in het buitenland. Wat nu?

Als uw zorginstelling niet is aangesloten bij het uitwisselingssysteem, kunnen uw gegevens worden opgevraagd via andere reguliere kanalen. Hiervoor wordt eveneens uw toestemming gevraagd.